O Poder Máximo do Excel: só sabe usar quem sabe disso…
Talvez esse deveria ter sido meu primeiro artigo do Blog CelulaMatriz. E o motivo por eu dizer isso é que não adianta você saber VBA, não adianta você ter nível Avançado de Excel, não adianta você dominar Tabela Dinâmica… Pelo menos não se você não souber o que vou revelar nesse artigo para você.
Porém, não se tratam de tópicos apenas. É questão de inúmeros fundamentos que eu vou sim te explicar usando tópicos, porém não se iluda com os poucos tópicos para julgar simples ou complexo esse artigo.
Afinal, é justamente por essa interpretação superficial que está cheio de usuário de Excel que se acha o maioral com planilhas, mas só tem feito cagadas por aí.
Tenho certeza que se ler atentamente cada palavra desse artigo, não somente se tornará um usuário com uma mentalidade diferente, a ponto de saber exatamente o que fazer para pedir um aumento, como também poderá rir como eu costumo rir das automações de VBA que se vê por aí.
Pronto para saber o que fez com que eu ganhasse tanto dinheiro com Excel mesmo quando eu não sabia nada de programação VBA?
Então vamos juntos nessa!
O que afinal de contas é o Excel
Você já deve ter se perguntado porque toda empresa tem tanta planilha rodando pra lá e pra cá.
Se não, eu já.
E vi muita gente que se perguntava a mesma coisa também.
A maioria, é claro, sempre reclamando que Excel é muito chato e que não entende porque não criam logo um sistema pra empresa.
Ou aquelas que aparecem o tempo todo com um novo copo de café na mão, resmungando que está no “dia de atualizar os controles de Excel”.
Enfim, o Excel não é muito amado, e é aqui que acaba o conhecimento do que é o Excel para a grande maioria das pessoas.
Mas, além de conhecido como chato, trabalhoso, difícil, cansativo, bugado, lerdo, pesado… o que mais você sabe sobre Excel?
Ah, sim, isso também, esqueci de incluir na lista de características que são “planilhinhas”.
Algo mais?
Bom, então vai aí algumas informações extras para deixar menos limitado esse conhecimento.
O Excel foi lançado pela Microsoft em 1987, para competir com outros softwares parecidos que estavam fazendo sucesso na época, e que eram mais vendidos para computadores da Apple.
Ele se destacou desde o início, porque é uma ferramenta muito poderosa, e que inclusive não condiz com o preço que é cobrado por seu uso. O problema é que, por ser um software comum em todos os computadores, acaba sendo julgado como algo comum. Não para quem entende.
O Excel ganhou muita relevância por possuir diversos recursos para finança avançada, possibilidades de programação, e ajuda tanto no planejamento do orçamento familiar, até um controle pesado de uma empresa multinacional de logística.
Resumindo muito, é por esse motivo que o Excel é exigido tanto pelos empresários nas suas dinâmicas das seleções de vagas de emprego.
Quanto maior a empresa, maior o uso e a importância que é dada para o Excel. Logo, quanto mais você domina, mais você se destaca.
99% das empresas utilizam pelo menos como suporte o Excel.
Você está desempregado ou procurando um outro emprego?
Fica aí essa dica!
Agora, vamos entender porque empresas preferem usar o Excel a comprar sistemas ou implementar novos módulos.
Velocidade
Esse papo de “time is money” (“Tempo é dinheiro”) é conversa antiga já, mas a sua realidade é sempre atual.
E aí fica a pergunta…
O que é melhor: um sistema lindo e cheio de botões que piscam para encantar o usuário, ou uma planilha que cumpre a missão e é feito em no máximo 30 minutos?
Se você ficou confuso ou ainda acredita que o sistema é melhor, continua seguindo o raciocínio.
Antes de abandonar minha carreira logo após receber uma promoção e uma oferta para trabalhar na Matriz da multinacional onde trabalhava, que ficava há época em Miami (EUA), eu desenvolvi a lógica de um sistema que funciona até hoje para mais de 5 mil funcionários na América Latina.
Eles ficaram encantados com os truques de Excel que eu apliquei e resolveram diversos problemas, um deles é o tempo que um processo demorava para ser realizado, mas vou falar mais disso mais pra frente.
O fato é, para realizar a mesma tarefa da minha planilha, um outro sistema estava sendo desenvolvido na Índia por um grupo de pelo menos 10 pessoas.
Como, sem querer, eu ganhei essa disputa?
Aí vem a questão do “Time is Money” (“Tempo é Dinheiro”).
Quanto mais demorado um sistema é para ser projetado e programado, mais caro ele é, porque você paga por hora de trabalho.
Quanto mais complexa for a atividade da sua empresa, mais tempo demora.
Conclusão, sempre que se corrigia um problema, outro aparecia, e nisso o sistema já estava sendo programado há 10 anos, e já havia custado mais de US$ 15 milhões.
Sim… 15 milhões de dólares.
Numa conta de padaria considerando o dólar uns R$ 4,00, o custo do sistema já estava em R$ 60 milhões.
E sem dar nenhum resultado.
Há 10 anos sendo programado.
Há 10 anos sem ser usado.
Eu demorei 30 minutos para criar o escopo do controle, e depois 2 semanas para recriar o protótipo em VBA.
E desde o primeiro rascunho, a minha equipe já pode aproveitar os benefícios, que é o assunto que vamos tratar agora…
Produtividade
Produtividade é algo tão sério para nós seres humanos, que a psicologia estuda até os dias de hoje o quanto a aposentadoria pode ser prejudicial para muitas pessoas.
E não que ficar com o tempo inteiro para você não seja bom.
Ou que viajar por aí não seja maravilhoso.
Mas a questão é que nós temos a necessidade de nos sentirmos produtivos.
Para uma empresa não é diferente.
A única diferença que realmente existe, é que ser produtivo para nós seres humanos é uma questão de felicidade, satisfação com a própria existência.
Já para as empresas, a produtividade está ligada à sua vitalidade. Quanto mais produtiva for, mais lucrativa será, e maior tempo de vida terá também.
Quando você possui uma rotina que por processo ou atendimento demanda um tempo aproximado de 1 hora, você sabe que por dia trabalhado cada funcionário vai conseguir terminar entre 6 a 8 processos.
Caso esse processo aumente para 1 hora e 10 minutos, 8 processos não será mais possível e talvez nem sequer 7.
O contrário também é verdadeiro.
Se esse processo reduza para 50 minutos, você poderá fazer até 9 processos em 1 dia.
Agora multiplicação isso por 2 funcionários.
Agora por 3…
Por 1.000…
A produtividade está no quanto pode ser produzido dentro de um período de tempo, e é aí que o Excel se torna o queridinho das empresas.
Lembra daquele controle que eu fiz e disse que ia falar sobre o quanto ele foi benéfico para a minha empresa?
Então, vamos falar sobre ele agora.
Um processo de renovação ou aquisição de novo seguro industrial (área onde fiz minha carreira) demorava em torno de 1 hora entre cotações, apólices e pedido de emissão.
Acrescenta mais uns 20 minutos semanais com levantamentos que os Gerentes Regionais que ficavam em Miami e alguns espalhados pelo mundo pediam literalmente do “nada”. Engraçado é que eram sempre urgentes…
Bom, temos aí um bom tempo por processo.
O controle que eu criei fez esse tempo e inclusive os levantamentos, tudo junto somado, caísse para 10 minutos. um pouco mais de 16,67% do tempo.
Isso significa que com o tempo que cada um dos mais 100 analistas faziam 1 único processo, agora era possível que fizessem 5.
Em outras palavras eu aumentei a produtividade da equipe em 5 vezes. Sem precisar contratar 5 vezes a quantidade de funcionários.
Isso só foi possível graças à uma boa sacada no Excel.
Mas aí você pode se perguntar: mas e a segurança das informações?
Segurança
A segurança é com certeza algo muito importante, ainda mais nos dias de hoje.
Tudo o que você não quer é ser o responsável pelo vazamento dos dados dos seus clientes internet a fora.
E justamente por isso você deve utilizar o Excel.
Mas usar do jeito certo, é claro.
Senhas pros arquivos não são exatamente a forma de protegê-los.
Você já deve saber que muita gente sabe tirar senha do Excel.
Mas você pode usar diversos outros recursos para cuidar das informações e uma delas é limitar a quantidade de usuários que manipulam todos os dados.
Por exemplo, se você tiver uma equipe de 100 pessoas, separe planilhas de acordo com a função de cada uma dessas 100 pessoas.
Na minha área por exemplo, nós tínhamos um arquivo para quem cuidava do seguro de Aeronáutico, outro arquivo para quem cuidava da indústria de Petróleo, outro arquivo para quem cuidava de Geradoras de Energia, e assim por diante.
Isso fazia com que cada usuário tomasse aquele arquivo como algo muito mais pessoal, e cuidasse inclusive melhor dos dados que ali estavam, porque sim, era um ativo dele.
Caso acontecesse um vazamento de dados seria possível saber exatamente quem foi o responsável e rapidamente tomar as medidas cabíveis.
Se na sua mente a ideia de que isso seria mais seguro com sistemas, você está muito errado. Até porque todo sistema tem muito mais brechas, e essas brechas foram usadas aos montes nas empresas onde trabalhei.
Vazavam salário da equipe, endereço e telefone, e coisas assim que davam um sentimento horrível de insegurança e de exposição da sua privacidade.
Como controlar um print de tela?
Quem sabe utilizar o Excel, consegue dar a ele muito mais segurança do que qualquer sistema poderia dar.
O menor custo para o maior benefício
Acredito que se bem lido, nesse ponto do artigo você já tem uma outra ideia do que é o Excel.
Porém, acredito importante reforçar todos os pontos de uma forma mais entrelaçada agora.
Nós começamos falando da velocidade para criação de um controle no Excel versus a criação de um sistema.
Não apenas isso, tratamos do custo que cada um tem para a empresa.
Falamos também sobre produtividade, o quanto um Excel que rapidamente é implementado consegue afetar a produtividade de uma empresa.
Depois terminei no último tópico falando sobre a segurança das planilhas que, quando bem utilizadas (o que demanda é claro de alguém que conheça de fato Excel, e não mais Zé Bonitinho que acha que sabe porque usa PROCV e Tabela Dinâmica), podem sim ser muito mais seguras do que um sistema.
Aqui você já sabe o porque as empresas amam tanto o Excel.
O que talvez não tenha ficado claro é: o que você tem com isso?
É muito provável que neste momento você ainda não esteja pulando de alegria e cheio de motivação para estudar Excel.
Então, vamos falar do Menor custo e maior benefício do Excel.
Mas não pra empresa, e sim pra você.
A grande maioria que acha o Excel chato e cansativo nunca vai fazer nada de interessante com Excel.
Usam porque são obrigados.
Sabem o mínimo que é obrigado a saber.
E eu agradeço muito à eles. Porque se não fosse o vácuo que eles deixaram, eu nunca teria crescido tanto.
Por tanta gente se achar bom no Excel mesmo não sabendo usar, é que eu parecia incrível.
Minha opinião tinha real impacto nas decisões da empresa.
Eu estava longe de estar na geladeira.
Estava no auge da carreira… graças ao Excel.
Trabalhava numa empresa multinacional e era admirado pelos meus superiores de fora do país que não falavam português.
A questão é que eu também não falava inglês. Espanhol tão pouco.
E como eles me respeitavam tanto? Por que me ofereceram uma vaga para trabalhar ao lado deles em Miami (EUA)?
Porque eu tinha uma visão diferente da maioria.
A maioria faz pouco caso do Excel.
Eu abracei a única chance que eu tinha de ser bom, em algo que ninguém queria ser bom de verdade.
Em 5 anos que estive na empresa, fui premiado por 3 vezes, e deixei minha marca na vida de todos que ainda continuam trabalhando lá. Mesmo os que nunca trabalharam comigo naquela época.
Quer saber onde está o Menor custo para o seu maior benefício?
Você tem tudo na mão!!
Não precisa passar meses no exterior para se destacar.
Não precisa reinventar a roda para se destacar.
Não precisa ser o mais inteligente do mundo para se destacar.
Apenas precisa preencher o vácuo que deixaram no mercado.
Só precisa ser bom de verdade em Excel.
Meu conselho?
Faça um curso de Excel o quanto antes!
“Ah César, mas eu já tenho Curso de Excel Avançado”
Posso apostar que não.
Muitos dos meus colegas tinham Excel Avançado, tinham VBA, mas não tinham “visão”!
Refazer no trabalho o que aprendeu no cursinho é fácil… mas não é isso que vai te fazer transformador.
Por isso eu recomendo que faça um curso diferente do mesmo.
Diferente do que faz as pessoas serem usuários e não artistas do Excel.
O Curso Funções que Funcionam, que eu preparei justamente para transmitir a minha visão do que realmente importa e faz a diferença no Excel. 
No Curso Funções que Funcionam eu transmito 100% do que eu precisei para criar o controle que revolucionou a minha empresa.
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Não permita que decidam se será ou não bem-sucedido por você!
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Eu te encontro lá do outro lado!
Abraços,
César Fonseca