Como SOMAR no Excel
O Excel é com certeza a ferramenta de trabalho mais utilizada pelas empresas no Brasil e no mundo. Mas apesar de toda essa abrangência, a grande maioria dos usuários de Excel não conhecem muito do que ele é capaz de fazer. Pensando nisso, criei este artigo focado não apenas nas formas mais simples de realizar um cálculo de SOMA, mas também algumas outras mais personalizadas.
Vale lembrar que você pode ler esse artigo, ou acessar o conteúdo dessa aula através do vídeo gravado e disponível no nosso canal do YouTube, clicando aqui ou na imagem acima.
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Operador Aritmético de SOMA
A forma mais conhecida e utilizada para realizar cálculos de SOMA no Excel é sem dúvidas a atualização do Operador Aritmético de SOMA, o nosso querido sinal “+”, ou “+zinho” pros mais chegados.
Com ele você consegue SOMAR seus valores diretamente dentro da célula e de uma forma muito parecida com aquela que fazemos no dia-a-dia fora do Excel, seja na escola, faculdade, trabalho e até mesmo na calculadora.
Para realizar o cálculo, basta inserir “=” na célula onde deseja que apareça o resultado do cálculo, e depois disso incluir os valores que deseja somar separando-os com o Operador Aritmético de SOMA que é o “+”, como na imagem abaixo:
Nesse caso, nós utilizamos os valores que estão na coluna C apenas como uma “colinha” do que inserir no cálculo, mas apenas como isso. No entanto, a gente poderia ter indicado a referência da célula com estão os números ali na coluna C para realizar a fazer essa conta de adição.
Nesse caso, a fórmula ao invés de “=5+10+15+20+25+30” ficaria como “=C3+C4+C5+C6+C7+C8”, e o resultado seria exatamente o mesmo.
A diferença entre usar um jeito ou outro está na facilidade que o uso da referência de onde está o valor acaba trazendo, porque você não precisa alterar a fórmula/cálculo quando precisar alterar algum valor dentre as variáveis.
Basta alterar a variável que já está fora do cálculo, e pronto, o valor será automaticamente recalculado.
Quero aproveitar para destacar a importância do “=” aqui no cálculo. Sempre que for realizar um cálculo, você precisará iniciá-lo com “=” porque ele indica para o Excel que será realizado um cálculo, e que aquilo escrito não se trata, portanto, de um texto.
Sabendo disso, o Excel irá aplicar todas as propriedades do Operador Aritmético de SOMA, e irá somar os valores.
Voltaremos a falar sobre o “=” ainda neste artigo, por isso, achei relevante inciar essa explicação.
AutoSoma
Um jeito mais rápido e simples de fazer a conta de SOMA é utilizando o AutoSoma, que é uma ferramenta do Excel localizada na “Página Inicial“, no canto extremo direito, como na imagem abaixo:
Basta selecionar a célula onde você quer que apareça o resultado da somatória, e após isso clicar em “AutoSoma“, e a sua célula ficará da seguinte forma:
Basta então, pressionar a tecla “Enter” do seu teclado, e o cálculo estará pronto.
Quero fazer uma observação com relação à célula que eu utilizei nesse exemplo. Ela está logo abaixo de onde aparecem os valores que estão sendo somados.
Isso não é atoa. O AutoSoma dará mais velocidade para você, se você utilizá-lo logo após abaixo os valores que serão somados, como um cálculo de Total de tais valores, ou quando você selecionar a célula da linha à direita dos valores que serão somados.
Isso porque, por se tratar de uma ferramenta para buscar o valor total de uma somatória, ele “subentende” que os valores estarão sempre, ou a sua esquerda, ou logo acima.
Outro ponto bem interessante é que ao clicar em “AutoSoma”, a célula que havia sido selecionada para que este cálculo fosse feito, apresenta a seguinte expressão:
“=SOMA(C3:C8)”
Essa é a função SOMA, nossa próxima forma de SOMAR no Excel.
Função SOMA
Entendendo Funções
Primeiramente, é bom lembrarmos o que significa Função.
Tentando simplificar ao máximo a Função é um cálculo complexo reduzido num comprimido.
Ao invés de você realizar o tal cálculo complexo, o Excel faz isso por você. Assim você ganha tempo e evita erros de cálculos.
Existem diversas funções no Excel, e elas são o grande poder que existe de verdade no Excel. Muita gente aposta alto no VBA ou em outras ferramentas, mas posso garantir, especialize-se em funções e o Excel te fará crescer na sua carreira.
Dito isto, vem a pergunta: será que nós mesmos poderíamos ter incluído aquela função SOMA então, ao invés de recorrer ao “AutoSoma”?
E a resposta é um gigantesco “SIM”!
Poderíamos simplesmente inserir a função, e agora vou te explicar como.
Aplicando a Função SOMA
Como já vimos no início deste artigo, para realizar um cálculo é necessário começar inserir o símbolo “=” na célula. Assim, o Excel saberá que o que vier à seguir é um cálculo.
Após isso é só começar a escrever “SOMA” e o Excel te mostrará diversas funções que começam com estes caracteres.
Quando a Função SOMA estiver azul, como na imagem acima, basta pressionar o “TAB” do teu teclado, ou dar dois cliques com o botão esquerdo do seu mouse na função e ela ficará assim:
Na célula estará “=SOMA(“,
e embaixo da célula irá aparecer um quadro cinza com as orientações do próprio Excel de como informar as variáveis da função.
Essa sequência de termos das variáveis é chamado de Sintaxe.
Um cálculo, como acabamos de ver, pode ser feito utilizando valores e operadores aritméticos, ou também um código chamado como Função. E da mesma forma que um Operador Aritmético de Soma, a Função também tem suas propriedades.
No caso, a Função SOMA realiza o cálculo de soma de todos os valores inseridos dentro dos parênteses, e separados sempre por “;”. O Ponto e Vírgula indica a separação de uma variável para outra, do mesmo jeito que o “+” faz no cálculo de soma.
Então, poderíamos usar função SOMA como na imagem abaixo:
Perceba que cada variável ficou de uma cor diferente. Não somente a célula que foi colocada dentro da função como uma variável, mas também o seu respectivo endereço (“C3” por exemplo).
Cada cor representa um intervalo distinto.
Intervalo é um conjunto de células que fazem parte da mesma seleção.
Mas você pode estar se perguntando agora: nossa, está bem diferente da função que o “AutoSoma” aplicou, por que?
Fica tranquilo(a) que eu vou explicar.
Lembrar que eu disse que poderíamos realizar o cálculo utilizando os valores diretamente dentro da célula ou poderíamos usar apenas a referência da célula, mas que o resultado seria o mesmo?
Pois bem, aqui não é muito diferente: o resultado será igual.
A grande questão é que cada cor é um intervalo diferente, e o Excel só permite que se utilize numa função 254 intervalos dentro de uma única função, ou seja, separando cada variável com “;” só poderíamos incluir 254 valores.
Qualquer empresa tem mais registros no seu controle do que essa miséria de 254 variáveis.
Então, o mais indicado é sempre utilizar intervalos únicos para as variáveis, como na imagem abaixo:
Na imagem acima fica claro que temos um único intervalo, e portanto, uma única cor.
O intervalo ele é formado pelo endereço da primeira célula: “C3”, e o endereço da última célula: “C8”.
Todas as demais células entre elas também serão considerados para o cálculo da função.
Inseridas as variáveis, basta fechar o parênteses e pressionar o “Enter” do seu teclado, e lá estará o resultado do seu cálculo.
Função SOMASE
Para personalizar as nossas possibilidades, o Excel nos fornece também as Funções SOMASE e SOMASES. Com elas é possível somar apenas os valores que atendam à determinados critérios.
No caso da função SOMASE, é possível fazer a SOMA de valores que atendam à apenas 1 critério.
Para apresentar a função estarei utilizando o quadro abaixo:
Do lado esquerdo, temos o quadro onde estão as Funções SOMASE e SOMASES, e onde estão nossos critérios de SOMA “Camisa” e “Com estampa”.
Do lado direito temos o outro quadro, de onde tiraremos as informações necessárias pro nosso cálculo.
Perceba que no quadro da direita temos camisas, calça e bermuda.
A minha intenção é utilizar a Função SOMASE para somar o Preço apenas dos Itens que estão listados como “Camisa”.
Para isso, começamos colocando “=SOMASE(“:
Veja que a Sintaxe da Função SOMASE é: Intervalo;Critérios;[intervalo_soma].
O primeiro “Intervalo” é a seleção de células onde estará o nosso critério. No caso, “Camisa”, está na coluna com cabeçalho “Item”. Então selecionados todas as células, e essa seleção ficou em azul.
Agora, o segundo passo após inserir “;” na função é o “Critério”. No nosso caso, o critério será “Camisa”. Então, selecionamos a célula onde está escrito “Camisa”, que nesse exemplo é B14.
O último passo após inserir “;” na função é o “Intervalo_Soma”, que é onde estão os valores que serão somados. No nosso exemplo, apareceu na coluna “Preço”, que ficou em roxo após a seleção das células.
Feito isso basta fechar o parênteses e pressionar o “Enter” do seu teclado.
Como resultado, temos aqui: 240.
Esse quadro é pequeno, porque serve apenas para exemplificar a função, mas imagine só utilizar essa função para somar uma planilha com mais de 50 mil linhas…
Agora você percebeu como essa função é incrível, certo?
Função SOMASES
Quando um único critério não solucionar suas necessidades, você poderá utilizar a função SOMASES.
Com ela é possível que consigamos não apenas o valor da somatória apenas das camisas, mas a somatória que seja apenas das camisas com estampa.
Após selecionar a célula onde ficará a função, digitaremos “=SOMASES(“, e então poderemos dar continuidade a aplicação da função.
Decifrando a Sintaxe
A sintaxe das funções SOMASE e SOMASES são diferentes, mas por um simples detalhe.
Função SOMASE:
=SOMASE(Intervalo;Critérios;[Intervalo_SOMA])
Função SOMASES:
=SOMASES([Intervalo_SOMA];Intervalo_Critério1;Critério1;Intervalor_Critério2;Critério2;…)
Perceba que em si a lógica base das Funções é a mesma: a partir de um intervalo é encontrado um critério, e após isso, se encontra os valores que serão somados através do “Intervalo_SOMA”.
A única diferença, além do fato que a função SOMASES tem mais de um intervalo de critério e critério, é que o intervalo_soma aparece no início da sintaxe e não no final.
O Excel fez isso porque é muito mais simples você inserir o intervalo da soma no início de uma função que pode ter inúmeros critérios.
Tirando essa mudança da posição da variável, o restante funciona mais ou menos da mesma forma.
Aplicando a Função SOMASES
Agora vou explicar o que vimos na imagem abaixo:
A primeira variável é o intervalo_soma, onde informei a coluna “Preço”, que é o que realmente queremos que seja calculado;
Após isso, informamos o intervalo do primeiro critério, para buscar o critério “Camisa”. Então, Intervalo_Critério1 vai ser a coluna “Item”;
Depois disso é só informar o primeiro critério: “Camisa”. Selecionei a célula onde está escrito “Camisa”;
Agora, vamos informar o segundo intervalo de critério, utilizando a coluna “Modelo”;
No exemplo da imagem, eu preferi escrever o critério2 como “Com estampa” ao invés de colocar a referência de onde está o texto, para que você leitor pudesse conhecer essa possibilidade. Você pode utilizar um texto diretamente dentro da função, só lembre-se de usar “” antes e depois do texto.
Com isso, ao fechar o parênteses e dar “Enter” temos o nosso resultado:
Função SUBTOTAL
Para fechar a apresentação de funções poderosas para fazer cálculos de soma no Excel, apresento-lhe, caro leitor, a função SUBTOTAL.
Com ela podemos filtrar somatórias, como veremos agora.
E já que vamos filtrar, vamos começar aplicando o “Filtro” na nossa tabela de roupas, selecionando alguma célula da tabela, indo na Aba “DADOS” e clicando em “Filtrar”.
Após isso, nossa tabela ficará com essas “Setas” no canto inferior direito de cada cabeçalho. São eles que vamos utilizar para filtrar…
mas primeiro…
Aplicando a Função SUBTOTAL
Antes de qualquer coisa, precisamos trazer pra festa o responsável pela mágica toda: ela, a maravilhosa função SUBTOTAL.
Como qualquer outra, função inserimos ela digitando “=SUBTOTAL(” na célula onde queremos que apareça o resultado.
Logo após inserir a função, ela nos dá algumas opções de cálculos que são possíveis de se fazer. Iremos escolher para essa primeira proposta, a opção 3: “3 – CONT.VALORES”, porque quero saber a quantidade de casos que foram listados após o filtro.
Basta selecionar a opção, e quando ela estiver azul, como na imagem acima, pressionar “TAB”, ou simplesmente digitar “3” e depois “;”, para ir para a próxima variável.
Agora incluímos o intervalo de células que serão a referência para esse cálculo. Lembrando que “Contar Valores” não considera vazio mesmo que ele apareça no resultado filtrado.
Então pra essa referência o ideal é utilizar uma coluna em que sempre haverão dados.
Agora é só fechar o parenteses e pressionar “Enter”.
A função SUBTOTAL nos trouxe 5 registros.
Agora vamos, para o exemplo de SUBTOTAL no sentido mais próximo do que entendemos.
O processo é o mesmo, mas dessa vez, iremos escolher a opção “9 – SOMA” e selecionar o intervalo onde está o “Preço”.
Pronto, já temos o segundo SUBTOTAL pronto!
Agora é só clicar na tal “Seta” de “Item” e selecionar apenas “Camisa”:
Fazer o mesmo para “Modelo” “Com estampa”:
E pronto, teremos o resultado subtotal:
Nossos 2 registros que possuem valor de 190 (mesmo valor que conseguimos também com a função SOMASES).
E esse é o grande poder das funções, mas se você gostou disso, espere só para conhecer as próximas.
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por,
César Fonseca